Voorbereiden op de Roparun
Op deze pagina vind je de belangrijkste informatie voor vragen met betrekking tot de voorbereidingen op de Roparun.
Ter voorbereidingen op de Roparun vinden er meerdere teambijeenkomsten plaats. De bijeenkomsten hebben een belangrijke functie in de voorbereidingen van de Roparun.
- Er wordt informatie verstrekt vanuit de organisatie zoals mbt. wedstrijdregels, de route(wijzigingen) en de goede doelen die dankzij Roparun gesteund kunnen worden.
- Je hebt de mogelijkheid om kennis te maken met andere deelnemers en vrijwilligers van de organisatie.
- Het kantoor van Roparun zal gebruik maken van de teambijeenkomsten om artikelen uit te delen. Zoals loten, startnummers, autostickers en bestelde items. Zorg dus dat je tijdens een bijeenkomst altijd even langs ‘kantoor’ gaat.
- Je kunt promotiemateriaal als flyers, posters of ons magazine ‘Ropareader’ ophalen bij het promoteam.
De teamcaptain wordt geacht (evt. samen met een of meer andere teamleden) aanwezig te zijn op in ieder geval de tweede en derde teambijeenkomst. De teamcaptain heeft de verplichting om de ontvangen informatie met zijn/haar teamleden te delen. Wanneer de teamcaptain niet aanwezig kan zijn, worden er een of meerdere teamleden afgevaardigd om de bijeenkomst bij te wonen.
Tijdens de bijeenkomsten is er ook een verkoopstand waar allerlei Roparun artikelen aangeschaft kunnen worden. Het is ook mogelijk om als team een verkooptafel te reserveren om artikelen te verkopen voor de eigen teamopbrengst. Let op: er is een beperkt aantal tafels. Aanmelden kan via de nieuwsbrief die voor de teambijeenkomst verstuurd wordt. Let op: Verkoop van drinken en etenswaren voor directe consumptie zijn voor de verkooptafels niet toegestaan.
De definitieve data van alle bijeenkomsten volgen op een later moment.
De presentaties van de teambijeenkomsten zijn na het weekend van de bijeenkomst hieronder te vinden:
Het is een feit dat een Roparun organiseren niet mogelijk is zonder sponsoren. Door zowel de organisatie als de teams wordt dan ook financiële en materiële steun gezocht binnen het bedrijfsleven.
Zoek in het netwerk van jouw teamleden naar geschikte sponsoren, dit kunnen (oud-)werkgevers, familieleden of buurtgenoten zijn. Je kunt bijvoorbeeld materialen laten sponsoren of om geld vragen om zelf de materialen te huren of te kopen.
Het is wel van belang dat je als team altijd duidelijk bent in wat je laat sponsoren en onder welke voorwaarden. Tijdens sponsorwervingsactiviteiten moet het team uitdrukkelijk vermelden wanneer het gaat om teamsponsoring (waarvan de opbrengst bijvoorbeeld naar teamvervoer gaat) en dus niet naar Stichting Roparun in de vorm van een donatie voor het goede doel. Een team is vrij om zelf tegenprestaties af te stemmen met haar teamsponsoren.
Om het onderscheid duidelijk te maken, de organisatie heeft zelf sponsoren en teams hebben ook eigen sponsoren. De bijdragen van de organisatiesponsoren komen ten goede aan de totale organisatie en de organisatie levert dan ook een tegenprestatie aan deze organisatiesponsoren. De bijdragen van de teamsponsoren komen ten goede aan het team en de tegenprestatie wordt dus ook geleverd door het team.
Het is om te beginnen zeker een goed idee om de taken te verdelen in een team. Als teamcaptain heb je vele petten op in de voorbereiding van de Roparun en tijdens de Roparun. Naast organisator, ben je ook motivator, vertrouwenspersoon, crisismanager, teambuilder, personeelsmanager en natuurlijk de contactpersoon voor de Roparun organisatie.
Ga bij ieder teamlid na welke taken de voorkeur hebben en waar iemand goed in is. Misschien zit er wel iemand in het team die veel hardloopervaring heeft of wel eens bij een voetbalkamp alle catering heeft gedaan. Dat is ervaring die helpt om een rol te voltooien.
Je bent als team niet verplicht om teamacties te organiseren. Het is uiteraard wel een goede manier om geld op te halen voor je teamopbrengst! Op zoek naar inspiratie voor team acties? Kijk eens in de teamactie kalender.
Een team geeft vooraf de gemiddelde loopsnelheid van het team op. Aan de hand van de opgegeven snelheid wordt het team ingedeeld. Om binnen een van te voren door de organisatie bepaalde “Time-Window” een checkpoint, een stad/woonkern en de finish te kunnen passeren, wordt aan de hand van de opgegeven gemiddelde loopsnelheid van elk team een individueel starttijdstip bepaald. Ten gevolge hiervan wordt er gefaseerd gestart.
Het opgeven van de juiste gemiddelde snelheid is van essentieel belang!
Een kleine afwijking kan op de lange afstand namelijk grote gevolgen hebben. Wijkt de opgegeven gemiddelde snelheid te veel af van de werkelijke snelheid die door het team wordt gelopen, dan bestaat de kans dat het team te vroeg of te laat op de finish aankomt. Dringend advies aan alle teams om een aantal keer op de lange afstand te trainen en aan de hand hiervan de gemiddelde snelheid vast te stellen.
De deadline voor het doorgeven van de gemiddelde snelheid is 1 april. De startlijsten zullen 3 weken voor de start worden gepubliceerd.
Het is mogelijk een verzoek voor starttijd te doen. Geef hierbij de reden aan (bijv. dat jullie team op een bepaald moment door de thuishaven willen komen) en een tijd dat jullie daar willen zijn. De aanvraag hiervoor kan opgestuurd worden naar info@roparun.nl. Hiervoor geldt dezelfde deadline als voor het opgeven van de gemiddelde snelheid (1 april).
Wanneer je in de afgelopen twee jaar hebt deelgenomen aan de Roparun, kun je jullie teamnummer aangeven bij de inschrijving. De organisatie kijkt dan of het teamnummer nog is gereserveerd voor jullie team en kent deze op de website toe. Wanneer dit gedaan is, is dit definitief jullie teamnummer voor de komende editie!
Bestellingen zijn niet verplicht, maar kunnen zeker handig zijn. Waarom, zullen we per onderdeel kort toelichten. Alle bestellingen kunnen gedaan worden via het teamportaal.
Shirts
Dit zijn de officiële Roparunshirts. Deze wil je hebben voor komende Roparun!
klik hier voor de maattabel.
Medailles
Op de finish wil je graag een medaille ontvangen voor de geweldige prestatie die je de afgelopen uren en dagen hebt geleverd! Daarnaast is het natuurlijk een prachtige herinnering om te hebben.
Pastamaaltijden
Om lekker van start te gaan, is het belangrijk om een goede sportmaaltijd te nemen. Op de startlocatie worden er daarom pastamaaltijden geserveerd. Bestel deze van te voren.
Overnachting
Het is mogelijk om de nacht voor de start te overnachten op de startlocatie.
Bekijk hier het Roparun-reglement voor de editie van 2024!